Авторизованный сервисный центр
Время работы: 9:00 - 18:00 (кроме выходных)
8-800-350-33-04
Бесплатная горячая линия
(495)227-05-66
Многоканальный

Нюансы эксплуатации кассового аппарата

Если деятельность компании предполагает использование контрольно-кассовой машины (ККМ), то персонал организации обязан соблюдать правила пользования оборудованием. В противном случае, при том или ином нарушении, могут возникнуть серьезные проблемы с налоговой и даже правоохранительными органами.

Необходима регистрация ККМ в налоговых органах по мету нахождения организации. Неправомерно использовать незарегистрированную кассовую машину. В случае, если касса приобретена не новая, она должна быть снята с учета предыдущим владельцем, а затем вновь поставлена на учет владельцем новым. После регистрации и установки можно начинать использовать кассовый аппарат. Однако, при этом следует соблюдать определенные правила.

Кассиром может работать только человек, имеющий образование не ниже полного среднего и специальную подготовку, так как эта должность предполагает полную материальную ответственность.

При работе с каждым кассовым аппаратом ведутся соответствующие документы: карточка регистрации ККМ, книга кассира-операциониста, журнал учета вызовов технических специалистов и акты административных операций. Кассир обязан уметь заполнять все эти документы, делать в них соответствующие отметки, следить за сохранностью документации и предоставлять ее при проверках.

Нельзя использовать контрольно-кассовые машины, на которых повреждена или отсутствует пломба ЦТО (центра технического обслуживания). Помимо этого, на кассовом аппарате обязательно должна быть маркировка производителя.

Существует ряд неисправностей, при которых кассовое оборудование эксплуатировать нельзя. К ним относятся такие поломки как:

  1. Неразборчивая печать чеков (плохо видны реквизиты, стоимость покупки или иные данные, которые должны быть отображены на чеке);
  2. Недоступность данных фискальной памяти;
  3. Неразборчивая печать контрольной ленты;
  4. Ошибки при выполнении операций.

При наличии таких неполадок работа кассового аппарата должна быть прекращена. Оборудование сдается в ремонт, при этом перед передачей кассы специалистам ЦТО составляется акт, в котором отображаются показания денежных счетчиков перед ремонтом, а затем — после него. Этот акт должен быть подписан генеральным директором организации-владельца ККМ, представителем налоговой инспекции, кассиром и сотрудником центра технического обслуживания.

Контрольно-кассовые машины должны ремонтироваться только квалифицированными специалистами, имеющими соответствующие удостоверения. Не допускается самостоятельный ремонт кассовых аппаратов.

Кроме того, даже исправные кассовые аппараты в обязательном порядке проходят проверку исправности раз в год — в январе-феврале каждого года.

Контрольная и кассовая ленты должны своевременно заменяться. При этом использованная лента снабжается пометками о дате окончания ее использования и передается в архив.

Кассовый чек должен выдаваться покупателю в обязательном порядке. В ряде случаев может быть выдан также товарный чек.

В случае, если покупатель требует возврата наличных денег по кассовому чеку, это может быть осуществлено только при наличии подписи на чеке руководства компании. Возвращенные покупателями чеки подшиваются к кассовому отчету. Денежные средства могут быть возвращены по чеку, выданному не более, чем 2 недели назад.

В каждом конкретном случае определяется лимит остатка кассы, то есть максимально допустимой суммы денег в кассе на конец каждого рабочего дня. Этот лимит определяется банком, куда организация ежегодно предоставляет расчет сумм лимита. Если в конце дня в кассе имеется сумма, превышающая лимит, то излишки сдаются в банк. Однако, есть три дня в месяц, когда этого можно не делать — это дни выдачи зарплаты сотрудникам, и в данный период лимит кассы неограничен.

Наличная выручка организации, то есть деньги, скапливающиеся в кассе, может использоваться только по согласованию с банком. Как правило, она тратится на зарплаты сотрудникам, командировки, хозяйственные нужды. Нельзя класть наличные деньги из кассы на банковские счета иных организаций.

Деньги хранятся в денежном ящике ККМ. Кроме денег, хранить в денежном ящике ничего нельзя — только купюры, монеты и документы, приравненные к деньгам, например, чеки и талоны. Некоторые кассовые аппараты не имеют денежного ящика — например, портативные Элвес Микро К, Орион 100К, Меркурий 115 К и другие. Если ящик не предусмотрен конструкцией, можно приобрести его дополнительно или обойтись без него. Если же денежный ящик — непременная деталь кассового аппарата — его нужно использовать по назначению в обязательном порядке.

Соблюдение правил эксплуатации кассового аппарата необходимо при любом виде деятельности. Любое нарушение влечет за собой серьезные проблемы и может весьма негативно отразиться на бизнесе в целом.